Å velge nye kontorlokaler er en viktig prosess uansett om du er del av en stor bedrift med flere hundre ansatte eller driver et enkeltpersonforetak. Kontorlokalene dere velger skal være et sted der dere ønsker å jobbe. Det er mye du bør tenke på for å påse at potensielle nye kontorlokaler. Hva passer til din bedrifts behov, nå og i fremtiden. Vi har her tatt for oss noen av de viktigste elementene du bør ta i betraktning når du skal velge kontorlokaler.
De første spørsmålene du bør stille deg handler om hvilke type lokaler bedriften din trenger. Hvor store lokaler trenger du? Hvor mange arbeidsplasser må dere ha plass til? Har du behov for en miks av kontor og lager? Ønsker du å dele opp lokalene i cellekontor eller kontorlandskap? Har du en nyoppstartet bedrift og ønsker deg et fellesskap ved å sitte sammen med andre i et gründerfellesskap/coworkingmiljø? Det er mange ulike muligheter. Det er lurt å ha et klart bilde av hva som passer din bedrift.
Det kan være vanskelig å se for seg hvilke behov firmaet ditt kommer til å ha i fremtiden. Derfor er det for mange viktig å finne fleksible kontorlokaler der du har mulighet til å øke størrelsen på lokalet, sette opp skillevegger ved behov og kunne dele lokalet inn i ulike soner av fellesareal, cellekontor og kontorlandskap ettersom hva som passer i de enkelte fasene. Er firmaet i en vekstfase og du ønsker muligheten til å ansette flere og ha god plass til dette, uten å måtte flytte på deg, er denne muligheten viktig å ha.
Adkomsten er en viktig faktor å ta stilling til. Avhengig av din bedrift og dine behov vil det være praktisk å velge kontorlokaler som er enkelt å komme seg frem til med kollektivtrafikk som t-bane og buss. Dette gjør det enkelt for ansatte, kunder og samarbeidspartnere å komme seg til lokalene. Er firmaet ditt avhengig av bil og har behov for parkeringsplasser og lademuligheter for elbil, er dette og noe du må ta i betraktning når du er på jakt etter nye lokaler. Firmaer som er enkle å komme til og besøke er mer praktisk både for kunder, ansatte og andre samarbeidspartnere.
Sett opp en liste over hvilke fasiliteter som er nødvendig for din bedrift å ha tilgang til. Har din bedrift behov for møterom, resepsjon, vaktmester, kantine og posthåndtering er dette noe du må sette opp på «må ha» lista. Ethvert kontorsted du vurderer må ha disse fasilitetene på lista over hva de tilbyr.
På samme måte er det lurt å sette opp en «kjekt å ha»-liste. Inspirerende loungeområder med bordtennis og shuffleboard, treningsrom og kaffebar er eksempler på fasiliteter som er populære blant mange bedrifter, selv om det ikke er nødvendig for den daglige driften. Likevel er dette elementer som er med på å øke trivsel. Det ideelle er å finne kontorlokaler som inkluderer både fasilitetene fra «må ha»-lista og «kjekt å ha»-lista di. Hvis ikke er det greit å ha denne oversikten som kan gi deg et klarere bilde på hva du ønsker å prioritere og hva som er viktigst for ditt firma.
Blir du del av en næringspark eller større kontorbygg med flere leietakere deler du gjerne fellesarealer og fasiliteter som resepsjon, posthåndtering, kantine, vaktmestertjeneste og annet. I tillegg kan du dra nytte av synergieffektene du får av å være del av et større fellesskap med leietakere fra ulike bransjer. Dersom din bedrift ikke ønsker å dele lokaler eller fellesarealer med andre vil det å leie et helt bygg eller en egen etasje gjerne være veien å gå. Her får du en oversikt over fordelene ved å leie i en næringspark.
Hva koster ulike lokaler og hvor mye får du for prisen? Det lønner seg å be om pristilbud fra ulike aktører du finner interessante. Når du sammenligner priser; husk å ikke bare se på antall kvadratmeter du får for prisen, men og hvilke fasiliteter og andre elementer som følger med de ulike tilbudene slik at du får tatt en velinformert avgjørelse. Vi ønsker dere lykke til i jakten på nye kontorlokaler!
